Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Elk prominent kantoor vraagt ​​om een ​​vriendelijk gezicht om met het publiek om te gaan. Hoewel uitstekende communicatieve vaardigheden via telefoon en e-mail belangrijk zijn voor receptionisten, is het de persoonlijke communicatie die een receptioniste onderscheidt van een medewerker van de klantenservice. Wanneer een persoon (verkoper, ondernemer, gemeenschapslid) de werkomgeving betreedt, is het eerste dat ze zien meestal de receptioniste - en de eerste indruk is altijd belangrijk.

Stappen

Methode 1 van 2: De juiste vaardigheden cultiveren

1. 

   Bereik organisatorische vaardigheden op hoog niveau. Receptionisten zijn mensen die het gezicht van het bedrijf vertegenwoordigen - het is met hen dat de klant voor het eerst praat en zij zijn degenen die collega's bedienen die informatie en planning nodig hebben. Naast het beantwoorden van oproepen en het leiden van bezoekers, hebben ze meestal te maken met klanten, organiseren ze evenementen, organiseren ze vergaderingen, enz. Met al deze verantwoordelijkheden moeten receptionisten echt georganiseerd zijn terwijl ze meerdere taken tegelijk uitvoeren. Een persoon zal het niet lang volhouden als receptionist als hij niet meer dan één ding tegelijk kan behandelen en alles op een ordelijke manier kan afhandelen.
   • Een geweldige manier om georganiseerd te blijven, is door te investeren in een archiveringssysteem dat voor u werkt. Het is belangrijk om te weten welke rollen en informatie uw baas, collega's en klanten nodig kunnen hebben. Bewaar al deze informatie in aparte mappen - elektronisch of fysiek. Organiseer uw archiveringssysteem op een manier die voor u werkt - als het vereist dat overal plaknotities op worden geplakt, het zij zo.
   • Georganiseerd zijn betekent ook gemotiveerd zijn - je hebt niet dat anderen je altijd laten zien wat je moet doen. Als u georganiseerd bent, weet u welke taken u dagelijks moet uitvoeren en wat uw prioriteiten zijn.
   • Houd telefoonnummers bij de hand (meerdere en meerdere). Ken bijvoorbeeld het aantal collega's, medewerkers, aannemers, verkopers, alarmnummers, etc. Je zult ze allemaal op een bepaald moment in je carrière nodig hebben. Houd de nummers georganiseerd in een agenda of in een geschikt computerprogramma.

2. 

   
   
   Heb enige kennis over technologie. Het belangrijkste stuk waar een receptioniste mee moet werken is de telefoon - en alle bijbehorende knoppen en aparte lijnen. Computervaardigheden zijn ook nodig - de meeste receptionisten moeten weten hoe ze e-mail efficiënt kunnen gebruiken en hoe ze met tekstverwerkers moeten omgaan. Het is ook handig om te weten hoe u spreadsheets maakt en een branchespecifiek programma gebruikt.
   • Houd er rekening mee dat als kopieerapparaten, scanners of printers dicht bij uw bureau staan, u dergelijke apparatuur waarschijnlijk zult moeten gebruiken (en collega's die er problemen mee hebben, zult moeten helpen). Als u eenmaal de soorten machines kent die op kantoor worden gebruikt, ontrafelt u al hun belangrijkste functies en vindt u manieren om de veelvoorkomende problemen op te lossen.

3. 

   
   
   Wees betrouwbaar. Een receptioniste moet te allen tijde voor haar bureau zorgen. Het bedrijf geeft een slecht imago weer als niemand de telefoon opneemt of als een lange rij mensen geholpen wil worden. Betrouwbaar worden is een prioriteit! Als je baas weet dat je betrouwbaar bent en altijd bereid bent te helpen, wordt je aanwezigheid onmisbaar.

4. 

   
   
   Heb uitstekend vaardigheden als luisteraar. Elke receptioniste moet weten hoe hij naar mensen moet luisteren, hetzij door naar iemand aan de telefoon te luisteren, hetzij door naar een vraag te luisteren, of door informatie van superieuren te ontvangen. Als u goed kunt luisteren, wordt u efficiënter. U kunt problemen sneller oplossen als u snel begrijpt waar de persoon om vraagt. U kunt klanten snel verbinden met de werknemers die u nodig heeft.

5. 

   Let op alles. Als een baas je iets vraagt, schrijf dan de details op. Als een klant belt, noteer dan zijn gegevens (naam, contactpersoon, wat hij wil, enz.). Notities zijn geweldig om georganiseerd te blijven en om alle kleine dingen te onthouden die gedurende de dag naar boven komen. Bewaar notities in een notitieblok en draag het altijd bij u. Het zal je verbazen hoe nuttig ze kunnen zijn, vooral als je je probeert te herinneren wat de persoon die je vijf uur geleden belde, wilde.
   • Schrijf de berichten gedetailleerd op en lees ze opnieuw. Het belangrijkste hier is: als je de wensen van een klant opschrijft, herhaal dan het bericht en de contactgegevens om er zeker van te zijn dat ze kloppen voordat je ophangt. Op deze manier kun je de juiste informatie doorgeven.

6. 

   Beantwoord de telefoon beleefd met een standaardbegroeting, zoals 'Goedemorgen. Bedankt dat u ons bedrijf heeft gebeld. Mijn naam is _____, hoe kan ik uw oproep doorverbinden? ”. Beantwoord de telefoon altijd bij het eerste of tweede belsignaal. Het is geen goed idee om mensen langer dan een minuut te laten wachten (het is langer dan u denkt).
   • Luister goed naar de naam van de persoon die de contactpersoon vraagt. Herhaal indien nodig. Mobiele telefoons vervormen geluiden meestal. Typ de naam van de persoon naar wie u de oproep wilt doorverbinden als de uitspraak onverstaanbaar lijkt.
   • Leid het gesprek beleefd met een standaardzin, zoals: "Mr. João, een momentje alstublieft ”. Of, als de persoon het druk heeft: “Pardon, meneer João heeft het momenteel druk. Wilt u aan de lijn wachten of wilt u een gesproken bericht inspreken? ”. Dank beleefd en stuur uw oproep zoals gevraagd.

7. 

   Bedank het bezorgteam met dezelfde opleiding en professionaliteit als altijd. Mogelijk moet u zich abonneren op sommige leveringen. Zorg voor een leesbare handtekening. Het bezorgteam moet mogelijk weten waar ze bestellingen kunnen achterlaten. Neem voor dergelijke problemen contact op met de juiste medewerkers.

8. 

   Ga efficiënt en beleefd om met klanten die bij uw bedrijf komen. Nadat bezoekers hebben vastgesteld wie ze zijn en naar wie ze op zoek zijn, neemt u contact op met de persoon en laat u weten wie er aan het woord is. Een standaard passende zin is: "Mr. João, meneer Maurício van Empresa XYZ is hier voor de vergadering van 2 uur ”. Geef altijd de voor- en achternaam van de persoon en het bedrijf dat hij vertegenwoordigt. Het is handig om te vragen of de persoon een ontmoeting heeft met meneer João, u kunt tegen de bezoeker zeggen: "Mr. João zal zo meteen met je praten ”, of“ Meneer João zei dat hij een vergadering afrondt en zal binnen vijf minuten contact met je opnemen. U kunt zitten als u dat wilt. Bedankt".

Methode 2 van 2: Presentabel blijven

1. 

   Heb een positieve instelling. Zoals hierboven vermeld, zijn receptionisten het gezicht van een bedrijf - zij zijn de eerste persoon waarmee klanten in contact komen, en zij zijn degenen die vragen beantwoorden van mensen die niet naar kantoor kunnen komen. Niemand wil een receptioniste vinden met een droevige uitdrukking en een norse houding. Denk eraan om geduldig te blijven met uitdagende klanten, ook al werken ze op je zenuwen.
   • Bedenk dat u, zelfs als u een uitdagende klant ontmoet, sterk en gelukkig bent. Zeg tegen jezelf dat de klant handelt uit frustratie. Zolang je je best doet om hem tegemoet te komen, zal het niet jouw schuld zijn voor zijn woede. Het is beter om degene te zijn die zijn hoofd op zijn plaats houdt dan degene die explodeert en er uiteindelijk uitziet als iemand die grof en gemeen is.

2. 

   Bereid een begroeting voor. Het is altijd belangrijk om uw klanten op een vriendelijke manier te begroeten. Zelfs als je gewoon weer doet wat je aan het doen was voordat de vervulling plaatsvond, is het belangrijk om de klant te begroeten zodat hij zich herkend voelt. Hij zal weten dat hij op uw hulp kan rekenen.
   • Enkele complimenten zijn: “Hallo! Welkom bij (Bedrijfsnaam) 'of' Goedemorgen! Als je kunt gaan zitten, praat ik zo met je! ”.

3. 

   Wees beleefd. Wees respectvol. Behandel elke cliënt alsof hij de belangrijkste persoon was die die dag het kantoor betrad. Dit is jouw taak - het kan niemand iets schelen dat je vandaag in de file staat, omdat je je splinternieuwe tas hebt verpest of je favoriete cd bent kwijtgeraakt. Laat persoonlijke problemen thuis (doe net alsof u de persoon die u een bericht heeft gegeven of de manier waarop ze spreken niet respecteert). Houd de persoon in het algemeen volledig ontspannen en praat graag met u.

4. 

   Kleden om indruk te maken. U vertegenwoordigt een bedrijf, dus u moet de capuchon passend maken. Investeer in casual zakelijke kleding. Als alternatief, als u receptioniste bent bij een bepaald type winkel (zoals een kledingwinkel), kan het nuttig zijn om te overwegen een kledingstuk bij de plaatselijke bevolking te kopen en het te gebruiken. Hebben de neiging conservatief te zijn, tenzij u op een plek werkt waar mode, nieuw en anders gewaardeerde eigenschappen zijn.
   • Zorg ervoor dat het bedrijf een specifieke dresscode heeft. Uw bedrijf accepteert vrijetijdskleding. Onthoud echter dat u zich nooit overdreven nonchalant moet kleden (truien kunnen de reden zijn dat u van het werk wordt gestuurd).
5. Blijf netjes.

Tips

• Houd persoonlijke problemen buiten uw omgeving - dit omvat ook mobiele telefoongesprekken en e-mails. Inlichtingenafdelingen kunnen en zullen de activiteiten van uw computer controleren.
• Wees aardig tegen beheerders. Kijk of je ze tijdens hun vrije tijd kunt helpen met extra taken.
• Onthoud wie uw salaris ondertekent en het de hele tijd respecteert.
• Zoek iemand die voor uw tafel kan zorgen tijdens badkamerpauzes, voor vergaderingen, voor vakanties, voor lunches, enz. Zo voorkom je dat nerveuze mensen op je terugkeer wachten.
• Vraag collega's of ze iets nodig hebben. Het is beter om vrienden te maken dan te klagen en vijanden te creëren.
• Het afhandelen van correspondentie behoort meestal tot de taak van de receptie. Zoek uit waar iedereen naartoe gaat, wie ze zal brengen (en wanneer de aankomst zal plaatsvinden) op hun eerste dag.
• Wees altijd bereid om een ​​nieuwe taak of alledaagse taak te leren. Veelzijdigheid helpt veel.
• Schrijf berichten in een dubbel boek en geef een kopie aan de persoon die het bericht zal ontvangen. Of gebruik een dagboek, dat gemakkelijker te raadplegen is, vooral om een ​​naam of nummer te onthouden.

Waarschuwingen

• Zeg nooit "ik doe geen XYZ". Je wordt ontslagen voordat je "Z" zegt.
• Doe niet alsof je cool bent. Mensen kunnen de onwaarheid zien. Wees in plaats daarvan oprecht geïnteresseerd, beleefd en respectvol. Als u dat niet kunt, werk dan niet als receptioniste. U brengt de reputatie van uw bedrijf naar beneden. Zoek een baan waar je weg kunt blijven van het publiek.
• Maak nooit ruzie met een klant of bezoeker. Verwijs ze naar de supervisor.